Volete finalmente sistemare la gestione dei vostri documenti?

Seguite i video sulla gestione dei documenti, dei files e delle e.mail.

Se avete deciso di dare FINALMENTE una sistemata ai vostri documenti e files esaminateli uno ad uno e, nella maniera più sincera possibile, per ciascuno di essi, fatevi queste 4 domande:

1) Mi serve ? (siate onesti !)

2) Quando è stata l’ultima volta che l’ho usato ?

3) Qual’è la cosa peggiore che può capitare se lo butto via ?

4) Posso trovare questa informazione facilmente da qualche altra parte ?

In seguito alla risposta decidete se:

• eliminare il documento

• oppure archiviarlo in modo organizzato, come spiegato nei miei video qui.

Ecco poi una checklist per verificare se avete fatto un buon lavoro

Una volta che avete fatto ordine tra i vostri documenti cartacei, i vostri files archiviati e la vostra posta elettronica, utilizzate la seguente checklist per misurare i vostri progressi e per verificare di non avere dimenticato nulla.

Verificate se dopo aver sistemato:

o La nuova struttura dell’archiviazione (cartacea ed informatica) è organizzata (e quella vecchia è superata)

o Le nuove cartelle (fisiche ed informatiche) sono state create

o Tutti i documenti cartacei ed file sono nelle nuove cartelle

o Le nuove cartelle per le e.mail sono state create

o Tutti i documenti non necessari sono stati buttati

o Tutti i files hanno nomi chiari, semplici e comprensibili che ne permettono la rintracciabilità

o Non ci sono files doppi

Se avete risposto SI a tutti i punti di verifica potete passare al FOCUS successivo.

Guardate i prossimi video e rimaniamo focalizzati !!!