Ne hai bisogno e non ricordi dove li hai messi?

Capita a tutti di non trovare piu' un documento, cartaceo o file perche' non ci ricordiamo dove lo abbiamo archiviato. Capita piu' spesso di quello che si possa pensare.

Vi faccio una domanda (anzi due) alle quali dovete rispondere con sincerita':
- Con quanta frequenza di vi capita di avere bisogno di un documento e lo trovate?
- Riuscite a calcolare quanto tempo alla settimana perdete nel ricercare documenti che non ricordate piu' dove sono stati messi?

Poi diciamo, c'e' un terzo fattore: di solito ci ritroviamo a fare questa ricerca proprio quando questo documento e' urgente, ci serve subito e non abbiamo il tempo di riflettere con calma.

Pero' NIENTE PANICO.

Ci sono delle tecniche che possiamo imparare ad utilizzare perche' questa evenienza non debba piu' verificarsi. Basta riuscire ad acquisire alcune semplici abitudini. Queste tecniche possono essere applicate sia ai documenti cartacei che ai file informatici.

FOCUS N. 1: fare ordine e ripulire!

Una scrivania (o un desktop) ingombri non ci aiutano ad organizzarci al meglio.

Per arrivare a cio' e' possibile utilizzare 3 passaggi:

- PENSARE

Occorre pensare e creare un SISTEMA di archiviazione che funzioni. Una sequenza logica, un ragionamento, un flusso di pensieri che per ciascuno di noi diventi automatico e che ci permetta di rintracciare immediatamente i documenti/file.

- FATICARE

Una volta che avete deciso il vostro \"metodo\", il vostro flusso di archiviazione dovete cominciare ad adottarlo. Perche' il metodo risulti efficace dovrete ELIMINARE tutto cio' che e' superfluo.
Sappiate che questa attivita' sara' difficilissima.
Tendiamo sempre a fare la scelta piu' facile: nel dubbio si sceglie di conservare un documento.
Conservare sempre tutto, salvare ogni file per paura di non perderli, puo' sembrare una soluzione efficace, cautelativa.
Invece porta delle conseguenze dannose perche' implica un numero maggiore di documenti da gestire e quindi una maggiore probabilita', paradossalmente, di perderli.
Pensate ai vostri documenti, a ciascuno di essi ed alle loro caratteristiche e ponetevi alcune domande.
Quando sara' la prossima volta che serviranno di nuovo? In quali circostanze potreste averne di nuovo bisogno? Se dovessi perdere questo documento potrei ritrovarlo facilmente da qualche altra parte?
Se un documento e' unico e siamo certi che ci servira' di nuovo allora ovviamente lo dobbiamo conservare.
Ma se un documento e' facilmente rintracciabile, per esempio una informazione che e' possibile trovare sempre in rete, e' inutile conservarlo e possiamo tranquillamente buttarlo.

- ORGANIZZARE

A questo punto, una volta deciso quali documenti tenere occorre applicare il flusso pensato all'inizio e riorganizzarli.
Se si tratta di documenti cartacei per esempio catalogandoli in cartelline o faldoni. Scegliete il metodo che fa piu' per voi: alfabetico, cronologico, per cliente. Non c'e' un unico modo. Ciascuno di noi deve scegliere quello che e' piu' logico per ritrovarli.
Se si tratta di file, archiviandoli in cartelle informatiche, anche queste organizzate secondo un flusso logico. (So che questo punto e' cruciale, quindi sara' approfondito nei prossimi interventi e video).

La chiave per la riuscita di questo processo e' la SEMPLICITA'. Se il vostro sistema di archiviazione e' troppo complesso o difficile da seguire potra' essere rapidamente abbandonato.

Pero' non scoraggiatevi: un viaggio di mille miglia comincia con il primo passo.
Un saluto e rimaniamo focalizzati